Trattare tali informazioni, quindi, è estremamente delicato. Tutte le operazioni svolte in merito, attraverso processi più o meno automatizzati devono rispettare il
Le aziende devono porre attenzione ad attività quali la raccolta, la registrazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento, la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la limitazione, la cancellazione e la distruzione dei dati, informando sempre il soggetto in merito a quanto sta succedendo. In altre parole tutto deve svolgersi con la massima trasparenza.
La questione riguarda moltissime aziende, dato che, quasi tutte hanno a che fare con il trattamento dei dati.
Tra i concetti principali, che descriveremo nei prossimi paragrafi c’è l’obbligo di redazione e comunicazione dell’informativa sulla Privacy, ovvero le modalità di utilizzo dei dati raccolti, per consentire al soggetto di scegliere se dare o meno il consenso.
Inoltre, è necessario nominare un responsabile del trattamento, cioè un esperto in grado di gestire tutto ciò che prevede il regolamento europeo della privacy.
Regolamento europeo privacy: l’informativa
Il GDPR ha imposto alle aziende nell’Unione Europea di fornire un’informativa per la privacy, ovvero un documento che specificare agli utenti come verranno utilizzate le loro informazioni e come possono ritirare il consenso in futuro.
Il titolare del trattamento, infatti, deve fornire alcune informazioni nel momento in cui raccoglie dei dati, in particolare:dati e identità del titolare del trattamento
- dati del responsabile del trattamento
- finalità del trattamento, ovvero la base giuridica
- eventuali destinatari dei dati raccolti
- volontà di trasferire i dati a un paese terzo oppure a una organizzazione internazionale
- periodo di conservazione e criteri utilizzati
- diritto dell’interessato di chiedere la cancellazione o la rettifica delle informazioni
- possibilità di revocare il consenso
- diritto di fare un reclamo all’autorità di controllo
Consegnare l’informativa rappresenta il primo fondamentale passo per rispettare il regolamento europeo per la privacy. Non è obbligatorio seguire una particolare modalità di invio, ogni azienda può individuare la più adatto, i contenuti però devono essere quelli previsti dalle norme.
Si tratta di un’operazione estremamente importante per permettere al soggetto di esprimere un chiaro consenso in merito al trattamento dei suoi dati.
Il consenso, però, deve essere manifestato in modo inequivocabile, con dichiarazioni scritte o comunque documentate. Ad esempio selezionare una casella in un sito web o effettuare altre azioni è un modo per dichiarare il consenso. Il silenzio assenso, invece, non è considerato valido.
La richiesta deve essere sempre chiara, dato che il consenso deve essere:
- inequivocabile
- specifico
- informato
- verificabile
- revocabile
Ma il regolamento europeo per la privacy prevede sempre l’obbligo dell’informativa?
In realtà no. In alcuni casi non è necessaria, ad esempio se:
- i dati sono raccolti in modo anonimo
- il soggetto ha già ricevuto le informazioni
- le comunicazione risulta essere impossibile, in quanto sarebbe necessario uno sforzo sproporzionato
- i dati sono protetti dal segreto professionale
- il trattamento è collegato ad investigazioni difensive in materia penale
Regolamento europeo privacy: il responsabile del trattamento
Per fare in modo che le aziende prestino la massima attenzione al trattamento dei dati raccolti, rispettando le normative, anche inerenti alla sicurezza, il Regolamento europeo per la privacy prevede una nuova figura professionale, ovvero il responsabile del trattamento.
Tale figura può essere un dipendente dell’azienda, ma anche una società esterna specializzata o un professionista.
La nomina del soggetto, comunque, è estremamente importante e non solo un atto formale come potrebbe sembrare superficialmente.
Il responsabile deve infatti:
- trattare i dati personali soltanto su istruzione documentata del titolare del trattamento;
- garantire che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza;
- adottare tutte le misure di sicurezza richieste dal GDPR;
- rispettare le condizioni di legge per ricorrere (eventualmente) a un altro responsabile del trattamento;
- assistere il titolare del trattamento con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile, al fine di soddisfare l’obbligo del titolare del trattamento di dare seguito alle richieste per l’esercizio dei diritti dell’interessato previsti dal GDPR;
- su scelta del titolare del trattamento, cancellare o gli restituire tutti i dati personali dopo che è terminata la prestazione dei servizi relativi al trattamento e cancelli le copie esistenti, salvo che il diritto dell’Unione o degli Stati membri preveda la conservazione dei dati;
- mettere a disposizione del titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di legge e consenta e contribuisca alle attività di revisione, comprese le ispezioni, realizzati dal titolare del trattamento o da un altro soggetto da questi incaricato.
Risulta evidente, quindi, il ruolo molto importante ricoperto da tale figure, che deve necessariamente essere esperta in materia per potere operare nel migliore dei modi. Garantire la privacy degli utenti rappresenta oggi una sfida che tutte le realtà imprenditoriale e non devono accettare, andando ad implementare quanto previsto obbligatoriamente dal GDPR.
