Consegna dell'avviso di convocazione
L’avviso di convocazione all'assemblea condominiale può avvenire tramite posta raccomandata, posta elettronica certificata (Pec), fax oppure può essere consegnato a mano. Non è possibile inviare tale avviso attraverso email.
L’avviso di convocazione deve essere scritto e personale. Infatti non basta affiggere l'avviso nei locali o negli spazi di maggior uso comune del condominio, anche quando l'affissione è obbligatoria (nel caso di modifica della destinazione d’uso dell’immobile).
Quando inviare l’avviso di convocazione
L’avviso di convocazione all'assemblea condominiale deve essere inviato almeno 5 giorni prima della data fissata per la delibera. Se non si rispettano i tempi e le modalità previste, il destinatario dell'avviso può opporsi entro 30 giorni.
Quando l’avviso di convocazione all'assemblea condominiale viene spedito tramite raccomandata, può accadere che il destinatario sia assente. In questo caso i 5 giorni di preavviso previsti, decorrono dal momento in cui il postino ha immesso l’avviso di giacenza nella cassetta della posta.
Su tale punto ci sono state parecchie controversie. Infatti vi è una tesi che estende l'applicazione delle regole, riguardanti la notificazione degli atti giudiziari, (art. 8, 4° comma, legge n. 890/1982) anche agli avvisi di convocazione all'assemblea condominiale.
Secondo questa interpretazione, il termine dei 5 giorni decorre dal decimo giorno della consegna dell’avviso di giacenza o dal momento del ritiro della raccomandata se avviene prima. Tuttavia la Suprema Corte ha rigettato tale tesi perché gli avvisi di convocazione all'assemblea condominiale sono atti privati, e non possono essere regolamentati come se fossero notificazioni di atti giudiziari.
Secondo l’art. 1335 del Codice Civile, il destinatario viene messo a conoscenza dell’avviso di convocazione quando la raccomandata viene consegnata all'indirizzo di quest'ultimo. Quindi l'amministratore deve solo dimostrare di aver inviato la raccomandata 5 giorni prima della data fissata per l'assemblea condominiale.
Se l'assemblea si riunisce per votare una proposta di modifica della destinazione d’uso dell’immobile, sono previste modalità e tempistiche diverse. Innanzitutto nell'avviso di convocazione si deve specificare la parte comune da modificare e la nuova destinazione proposta.
L’amministratore deve inviare l’avviso di convocazione all'assemblea condominiale almeno 20 giorni prima della data prevista. Inoltre è obbligatorio affiggere lo stesso avviso nei locali e negli spazi di maggior uso comune del condominio. L’avviso deve rimanere affisso per i trenta giorni consecutivi antecedenti la data prevista per la riunione.
Chi può inviare l'avviso di convocazione
Abbiamo visto precedentemente che l'amministratore può inviare l’avviso di convocazione all'assemblea condominiale tramite raccomandata, fax e posta elettronica certificata (Pec).
Tuttavia l’avviso di convocazione può anche essere consegnato a mano dal portiere dell'edificio. Quest'ultimo farà apporre firma e data ai condomini, in seguito alla consegna dell'avviso di convocazione.
Se vi è un condomino assente e quest'ultimo non ha lasciato al portiere i suoi recapiti, l'amministratore del condominio può:
a) ritenere di aver comunicato in modo legittimo la convocazione all'assemblea senza considerarsi responsabile della negligenza del condomino assente; anche se quest'ultimo potrebbe opporsi per far valere le sue ragioni;
b) inviare all'interessato l'avviso di convocazione tramite raccomandata per evitare problemi legali, tuttavia questo procedimento allunga i tempi di convocazione dell'assemblea condominiale. Infatti i termini di preavviso, rispetto alla data fissata per l'assemblea, dovranno decorrere dalla consegna della raccomandata;
c) considerare il portiere come colui che riceve l'avviso di convocazione per conto del condomino assente.
