L’obbligo di un procedimento amministrativo telematico, PAT; rappresenta un punto d’inizio verso una maggiore consapevolezza sull’utilità delle nuove tecnologie anche per quanto riguarda la giustizia. Si tratta di un percorso iniziato nel 2017 e diventato obbligatorio per tutti gli atti nel 2018.
Le nuove tecnologie ci permettono ogni giorno di compiere azioni in modo più semplice, e in minore tempo. Possiamo, ad esempio, comunicare a distanza in tempo reale, e sapere cosa succede anche dall’altra parte del mondo, in ogni momento.
Tutto ciò, oggi, ci sembra ovvio e scontato, ma in un recente passato era impossibile. Mezzi tecnologici di questo tipo possono migliorare notevolmente anche i procedimenti relativi alla giustizia, come il deposito degli atti con metodi digitali, per favorire la consultazione anche a distanza.
Novità di questo tipo sono state adottate per quanto riguarda il diritto amministrativo, con una graduale e progressiva modernizzazione avvenuta negli ultimi anni. Dopo un periodo di sperimentazione, infatti, a partire dal 2018 tutti gli atti inerenti ai procedimenti amministrativi devono essere obbligatoriamente telematici, mettendo in pensione quelli cartacei.
Vediamo allora di delineare un quadro completo della questione relativa al PAT, il procedimento amministrativo telematico, analizzando gli aspetti più significativi.
Prima di procedere con l’analisi del PAT, è necessario fare alcuni chiarimenti relativi ai termini corretti da usare. Spesso, infatti, viene fatta molta confusione in merito e non vengono utilizzare le parole giuste per fare riferimento a particolari situazioni giuridiche.
In particolare, è utile sottolineare che:
Il diritto amministrativo è una particolare branca di diritto pubblico che ha lo scopo di tutelare gli interessi dei cittadini e della Pubblica Amministrazione.
Nella maggior parte dei casi un procedimento amministrativo è composto da una sequenza di atti e operazioni che si possono racchiudere nelle seguenti fasi:
La volontà di rendere le operazioni e gli atti di ogni fase del procedimento amministrativo, informatizzata e digitalizzata risale già al 1999, nel momento in cui ha preso vita il sito Internet della Giustizia Amministrativa, consentendo la consultazione dei dati relativi ai giudizi pendenti, e la possibilità per chiunque di poter conoscere le decisioni prese in tempo reale.
Proprio a partire da tale momento è cresciuta sempre di più la consapevolezza della necessità di impiegare la tecnologia digitale per gestire le fasi di un processo.
Dopo un periodo di sperimentazione, solamente dal 1 gennaio 2017 è diventato operativo il PAT, modificando radicalmente le abitudini e le modalità di lavoro di giudici e avvocati.
Il nuovo sistema prevede la scomparsa dei documenti cartacei in favore di quelli digitali, più facile da conservare e da consultare, in qualsiasi momento.
Si tratta di un grosso passo in avanti, infatti, qualsiasi documenti cartaceo potrebbe andare perso, oppure distrutto con molta più facilità rispetto a un documento digitale.
Il processo amministrativo telematico inizialmente era obbligatorio solamente per i procedimenti iniziati in seguito al 1 gennaio 2017, mentre per quelli antecedenti continuava a ad essere consentito l’utilizzo di documenti cartacei.
Solamente a partire dal 1 gennaio 2018 l’obbligo è stato esteso a tutti i processi, e ai ricorsi, vecchi e nuovi.
Abbiamo detto che la riforma del processo in ambito amministrativo rappresenta un passo in avanti per la giurisprudenza italiana, volta a sfruttare le potenzialità delle nuove tecnologie per rendere le operazioni più veloci e sicure.
Tale cambiamento è solo formale, lascia quindi inalterate le norme e le procedure, introducendo la necessità di digitalizzare tutti gli atti, togliendo valore legale a quelli su carta.
Ovviamente i documenti tradizionali non scompaiono completamente, ma possono venire usati in casi di emergenza o con funzione sussidiaria.
In ogni caso, oggi, è obbligatorio l’uso delle forme telematiche per tutti i processi, indipendentemente dalla loro natura e dalle parti in causa. Tutte le fasi del processo sono coinvolte in questo passaggio alla digitalizzazione, quindi tutti gli atti e gli adempimenti devono essere fatti telematicamente.
In base a quanto abbiamo detto, risulta ovvio che ogni singolo documento deve essere formato, sottoscritto, notificato e depositato in via telematica, come anche conseguente redazione e pubblicazione della sentenza.
Per fare fronte i nuovi obblighi derivanti dal PAT, i legali devono utilizzare il “Portale dell’Avvocato”, presente all’interno dei sito istituzionale.
Attraverso il portale è possibile accedere al cosiddetto Sistema Informativo della Giustizia Amministrativa, SIGA, nel quale vengono gestiti:
In questo modo gli atti possono essere trovati molto facilmente, e consultati in qualsiasi momento. Ma soprattutto si trovano in posto sicuro, protetti da un sistema di crittografia.
All’interno dei Portale sono presenti diversi moduli da poter scaricare e compilare seguendo le istruzioni. I file sono in formato pdf e devono essere sottoscritti con la firma digitale.
Per quanto riguarda i casi in cui il cittadino può agire in giudizio in proprio, cioè senza l’aiuto di un avvocato, può rivolgersi al MiniUrp, un ufficio presente presso ogni Tribunale nel quale un soggetto può essere affiancato in maniera gratuita per potere depositare gli atti in modo telematico.
Come succede sempre quando inizia un cambiamento possono sorgere dei problemi iniziali di adattamento, ed è quello che si è verificato anche nel caso del PAT.
Nei mesi, iniziali, infatti, la percentuale di errori tecnici e atti rifiutati corrispondeva al 21%, ma si trattava per lo più di mere disattenzioni, come ad esempio il mancato allegato nelle e-mail inviate per il deposito.
Fatto sta che negli ultimi mesi, gli errori sono notevolmente diminuiti, e rappresentano solamente l’8% dei casi. Ciò significa che con la ripetizione delle azioni, la procedura è diventata abituale e la possibilità di sbagliare è scesa notevolmente.
Il successo di questo cambiamento porta a ragionare su nuove prospettive per il futuro. Il processo telematico si potrebbe spingere oltre, ad esempio sul piano dell’efficienza e razionalizzazione del lavoro inserendo dei link attraverso i quali potere accedere direttamente ai documenti allegati in ciascun atto.
Ma, esiste, anche la possibilità che in futuro i processi si possano tenere a distanza, magari in video conferenza, modificando l’esercizio della funzione del magistrato, che si troverebbe a lavorare sempre più in solitudine.
Possiamo quindi affermare, senza alcun dubbio, che il PAT rappresenta solamente un primo tassello nell’utilizzo delle nuove tecnologie in ambito di Giustizia Amministrativa, e che grazie all’impegno dimostrato da tutti i soggetti coinvolti in questo cambiamento, sarà possibile nei prossimi anni migliorare ulteriormente il sistema con ulteriori novità.
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