Nel nuovo Decreto Legislativo n.119/2018, recentemente approvato alla Camera, dopo avere superato il test al Senato, sono compresi molti cambiamenti significativi per il nostro Paese, tra i quali anche l’obbligo della fattura elettronica per tutti a partire dal 2019.
Le domande e i dubbi in materia sono molti. Come sempre le novità possono spaventare all’inizio, possono renderci diffidenti e timorosi, ma spesso portano anche a migliorare le situazioni, attraverso evoluzioni positive, come in questo caso.
I primi passi per una completa fatturazione elettronica sono stati fatti già nel 2014, anno in cui questa nuova modalità fiscale è diventata obbligatoria per tutti i rapporti con la Pubblica Amministrazione.
Nel 2017 è stata segnata un’altra tappa fondamentale, mettendo a disposizione il cosiddetto Sistema di Interscambio anche agli operatori privati, per iniziare a trasmettere e ricevere le fatture elettroniche, in modo facoltativo.
A partire dal 1 gennaio 2019, però, tutti dovranno adattarsi alle nuove procedure, previste dalla legge. In realtà per il primo semestre dell’anno non ci saranno sanzioni in merito, ma è consigliato iniziare subito a programmare i cambiamenti necessari da effettuare per mettersi in regola.
Cos’è la fatturazione elettronica?
Non possiamo più rimandare, le tanto temute “e-fatture” sono diventate realtà con l’approvazione del nuovo Decreto Fiscale. Quindi, che ci piaccia o meno dobbiamo capire il loro funzionamento e iniziare a correre ai ripari.
La fatturazione elettronica non è altro che un sistema digitale per emettere, trasmettere e conservare le fatture, abbandonando il supporto cartaceo e i relativi costi e sprechi per la stampa e la spedizione.
Ovviamente si tratta di una novità in grado di modificare radicalmente le vecchie abitudini, per fare spazio a nuovi meccanismi che hanno lo scopo di incentivare la modernizzazione.
Per molti anni le fatture sono state compilati senza avere uno standard preciso. Infatti sono state spesso compilate con carta e penna, con le macchine da scrivere, attraverso svariati editor testuali o fogli di calcolo, usando gestionali o software più o meno avanzati, e successivamente spedite tramite posta o email al destinatario.
A partire dal 2019, invece esisterà un unico percorso standardizzato, e verrà unificata la metodologia.
Fattura elettronica 2019: chi è escluso?
Abbiamo detto che la fattura è obbligatoria per tutti a partire dal 1 gennaio 2019. In realtà alcune categorie di soggetti non sono coinvolti in questa nuova normativa.
In generale possiamo dire che è obbligatoria la fatturazione elettronica tramite il sistema di interscambio Sld dell’Agenzia delle Entrate per tutti i soggetti privati che attuano cessioni di beni e prestazioni di servizi, se sono residenti e stabiliti nel territorio italiano.
Rientrano in questa categoria tutti coloro che operano in ambito B2B e B2C, ad esclusione:
- di partite Iva nel regime dei minimi e nel forfettario
- medici e farmacisti, per problemi legati alla privacy
- associazioni sportive dilettantistiche con un soglia di reddito inferiore a 65 mila euro
Bisogna però fare attenzione, in quanto i soggetti che abbiamo elencato sono esonerati dalla solo emissione, ma devono essere in grado di ricevere le fatture elettroniche inviate da altri.
In ogni caso, a breve saranno inclusi tutti i soggetti, perchè diventerà una metodologia standard.
Fattura elettronica 2019: le prime cose da fare
Non si tratta più solo di chiacchiere o ipotesi, ora è obbligatorio emettere e conservare fatture elettroniche, quindi è necessario iniziare subito a mettersi in regola.
Innanzitutto è necessario procedere con i seguenti step:
- Farsi assegnare un codice destinatario dalla Agenzia delle Entrate, o demandare sia la ricezione che l’invio di documenti a un servizio di outsourcing
- Effettuare le registrazione, con la quale si trasmette all’Istituto il proprio indirizzo telematico e verificare di riuscire a ricevere le fatture sul canale corretto.
- Creazione di un database nel quale inserire i codici destinatario e gli indirizzi certificati dei vari clienti, una specie di agenda digitale insomma.
- Possesso di sistemi gestionali in grado di raccogliere dati specifici per la creazione della fattura elettronica e di inviarli al sistema di interscambio Sdi
Fattura elettronica 2019: compilazione e invio
I obbligatori da inserire in fattura sono sempre gli stessi, solo che al posto di stamparla o salvarla sul computer per poi inviarla tramite email, devi generare un file nel formato XML, Extensible Markup Language.
In seguito il documento prodotto deve essere inviato tramite il sistema di interscambio nazionale. Per fare ciò si devono utilizzare metodi diversi in base ai destinatari della fattura:
- uffici della PA: sono identificati con un codice univoco di 6 caratteri che deve essere inserito nella fattura
- le aziende o i professionisti: il Sdi invia direttamente la fattura all’indirizzo PEC del cliente, indicato nel file xml, oppure viene usato il codice di accreditamento Sdi se in possesso dal destinatario
- i consumatori: non è ancora chiara la procedura, ma molto probabilmente verranno identificate dal codice fiscale e consegnate nel Cassetto Fiscale
Fattura elettronica 2019: la firma digitale
Per rendere valida una fattura elettronica non è sufficiente creare il documento in formato xml, ma è necessario anche firmarlo digitalmente, prima di inviarlo.
Cosa significa? Si tratta dell’equivalente digitale della firma autografa fondamentale per validare degli atti.
In particolare la firma digitale, ma anche la fattura elettronica in generale, permettono di soddisfare tre specifiche funzioni:
- Autenticità: cioè la verifica dell’identità del mittente
- Non ripudiabilità: diventa impossibile per il mittente disconoscere un documento da lui firmato
- Integrità: nessuno può alterare il documento
Fattura elettronica 2019: la conservazione
La legge prevede anche l’obbligo di conservare le fatture elettroniche per 10 anni, sia per chi emette, sia per chi riceve.
Risulta, ovvio che tale processo è più semplice se effettuato in modo digitale, piuttosto che cartaceo.
I vantaggi pratici sono infatti evidenti, ad esempio:
- eliminazione dei costi diretti per la stampa, e per la conservazione in determinati luoghi
- eliminazione del rischio di perdita, distruzione o corruzione
- abbattimento notevole dei tempi necessari per la ricerca o la consultazione
