Il processo civile telematico

Prima di procedere descrivendo come avviene il deposito di atti giudiziari telematico, è utile fare una premessa per capire esattamente la portata del cambiamento introdotto dal 30 giugno 2014, ovvero la data in cui è diventato obbligatorio il Processo Civile Telematico, PCT.

La novità è stata introdotta con lo scopo di rendere più efficiente e celere lo svolgimento dei processi, utilizzando gli strumenti informatici per velocizzare procedure burocratiche come l’invio e l’archiviazione di documenti.

Si tratta di un percorso iniziato nel 2001, quando è stato approvato il d.p.r. 123 ovvero il “Regolamento recante disciplina sull'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei Conti” per completarsi con la Legge di Stabilità 2013 che ha sancito l’obbligatorietà dei sistemi telematici a partire dal 30 giugno 2014.

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Ma quali sono le principali funzionalità del PCT?

Sono 4 le macro aree interessate dalle nuove norme, ovvero:

• le consultazioni: gli addetti ai lavori possono conoscere in tempo reale lo stato e l’iter di un determinato procedimento, consultando i registri di cancelleria e il contenuto dei fascicoli elettronici
• le comunicazioni e le notifiche: gli uffici giudiziari hanno la possibilità di inviare informazioni direttamente agli avvocati, agli ausiliari del giudice, ecc, utilizzando la Posta Elettronica Certificata del destinatario. Quest’ultimo, però, per potere ricevere comunicazioni deve essere censito nel registro generale degli indirizzi PEC, ovvero nel RegindE.In seguito alla conferma di consegna, viene emessa la cosiddetta “ricevuta di avvenuta consegna”, riportando anche i dettagli inerenti all’ora e al giorno, come prova che la comunicazione è stata perfezionata.
• i pagamenti telematici: è possibile effettuare pagamenti inerenti alle spese di giustizia e al contributo unificato. Il sistema rilascia una ricevuta di avvenuto pagamento
• il deposito di atti giudiziari telematico: si tratta della funzionalità più significativa dato che consente di inviare attraverso particolari strumenti informativi gli atti giudiziari inerenti a procedimenti processuali.

Cosa sono gli atti giudiziari?

Ma cosa sono esattamente gli atti giudiziari, che ora devono essere depositati obbligatoriamente in modo telematico?

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Con tale termine ci si riferisce a tutti i documenti che provengono da organi del tribunale, ovvero da giudici,o cancellerie. Ma, un atto giudiziario può essere inviato anche da un avvocato, per decide di avvalersi di un ufficiale giudiziario per notificare una comunicazione.

Per quanto riguarda il contenuto, può trattarsi di informazioni molto diverse tra loro. Quindi, se il postino ci consegna una busta verde, colore caratteristico di tali comunicazioni, non è possibile determinare a priori di cosa si tratti, senza aprire direttamente la busta in questione.

Ad ogni modo i più comuni sono i seguenti:

• sentenze: documenti emessi dai giudici per rendere noto l’esito di un processo
• ordinanze: provvedimenti emessi sempre da un giudice per regolare lo svolgimenti di particolari procedimenti. Hanno una efficacia provvisoria
• decreti: possono essere d’ufficio o su istanza di parte, e hanno lo scopo di decidere su attività collegate al processo, ad esempio per disporre provvedimenti cautelari
• citazioni: l’atto attraverso il quale una parte cita in giudizio l’altra, ovvero il momento in cui viene avviata la causa
• precetti: l’avviso dell’imminente avvio dell’esecuzione forzata, ovvero del pignoramento, se il pagamento non viene saldato entro 10 giorni

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Deposito atti giudiziari telematico: le fasi

Come abbiamo detto l’introduzione del Processo Civile Telematico, PCT, obbligatorio ha determinato una vera e propria rivoluzione nel sistema giuridico italiano, che necessitava da tempo di alcuni cambiamenti con lo scopo di iniziare un percorso per un graduale rinnovamento in ottica di maggiore flessibilità e rapidità dei procedimenti.

Ma come funziona esattamente il deposito degli atti giudiziari telematici? Vediamo insieme le varie fasi, e le varie ricevute che il sistema rilascia a seguito delle operazioni effettuate:

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• ricevuta di accettazione, RdA: il sistema attesta l’invio dell’atto, si tratta di un momento di fondamentale importanza, se l’esito non va a buon fine è necessario effettuare varie verifiche per accertare il problema. Solitamente gli errori sono dovuti alla mancanza di una connessione a internet stabile, errata configurazione del client e raggiungimento del limite di spazio massimo della casella PEC del mittente
• ricevuta di consegna, RdAC: il gestore della PEC attesta che il messaggio è stato consegnato al destinatario. Si tratta di indicazioni importanti dato che gli atti giudiziari devono essere depositati entro specifiche scadenze
• esito dei controlli automatici del sistema: l’atto e i vari allegati devono essere inseriti in una busta telematica, contenente vari file. A volte si possono riscontrare delle anomalie, ad esempio: “warn” segnala la mancanza di alcuni elementi di carattere giuridico, ad esempio l’allegato corrispondente alla Procura alle liti; “error”: è una anomalia bloccante, anche se la decisione in merito al rifiuto alla forzatura del sistema spetta all’ufficio ricevente. Ad esempio il deposito può essere fatto da un soggetto non presente nell’anagrafica del fascicolo; “fatal”: 
• esito del controllo manuale del Cancelliere: si tratta dell’ultimo step dopo il quale la ricevuta di consegna diventa effettiva e visibile alle controparti

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Deposito atti giudiziari telematici: strumenti necessari

Dopo avere spiegato nei paragrafi precedenti l’importanza delle nuove procedure telematiche per velocizzare i tempi e rendere più efficace il sistema giuridico italiano, vediamo ora quali sono gli strumenti necessari per potere depositare gli atti secondo le nuove modalità.

Gli addetti i lavori, quindi gli avvocati che seguono i clienti, devono possedere un computer con un sistema operativo aggiornato e un collegamento ad internet stabile, meglio se a banda larga.

Oltre a ciò è sufficiente avere un normale programma di videoscrittura e uno scanner per potere allegare al fascicolo i file necessari.

Detti ciò è obbligatorio avere a disposizione anche:

• un dispositivo di autenticazione e firma digitale: ovvero un supporto detto anche “token”, una specie di smart card o chiavetta usb, rilasciato da un ente certificato. La firma digitale permette di sottoscrivere qualsiasi documento attestandone la paternità
• casella Pec: posta elettronica con particolari caratteristiche di sicurezza, con lo stesso valore di una raccomandata, dato che è possibile avere la ricevuta di ritorno, opponibile verso terzi
• redattore di atti: un software per la creazione della “busta telematica”, indispensabile per il deposito degli atti giudiziari
• punto di accesso PDA: una infrastruttura gestita dal Ministero della Giustizia per assicurare l’accesso solo ai soggetti abilitati