Uno dei temi più interessanti per un lavoratore, riguarda la possibilità di ricevere un rimborso per le spese sostenute, nell’interesse dell’azienda.
A volte, infatti, succede che tra i vari compiti lavorativi ci sia qualcosa da svolgere fuori sede. Ad esempio, ci potrebbe essere un corso di formazione in un’altra città, oppure un pranzo di lavoro con un cliente importante, un incontro con un fornitore o attività che ci obbligano a lasciare la nostra postazione lavorativa.
In questi casi, le spese che dobbiamo sostenere possono riguardare, parcheggi a pagamento, mezzi pubblici, il carburante, bar, ristoranti, ecc, e nella maggior parte dei casi devono essere rimborsate.
Un caso particolare è quello della trasferta lavorativa, cioè un periodo di tempo, che dobbiamo trascorrere lontano da casa, per motivi di lavoro.
Ma, attenzione, le spese devono essere in ogni caso pertinenti, e dimostrabili attraverso una fattura o uno scontrino fiscale.
Cos’è il rimborso spese?
Il rimborso spese, proprio come ci suggerisce il termine, si riferisce ai soldi che l’azienda deve restituire al lavoratore.
Il dipendente, infatti, a volte deve anticipare dei pagamenti per attività svolte in ambito lavorativo, come ad esempio:
- spese di viaggio, quindi relative al carburante, ai pedaggi autostradali, ai mezzi pubblici
- spese di ristorazione, per il vitto,o per pranzi e cene effettuati con clienti o fornitori per chiudere affari
- spese di pernottamento, relative all’alloggio in caso di trasferta
- spese telefoniche
Il concetto sembra essere abbastanza semplice e intuitivo, ma in realtà nasconde questioni a volte complesse.
Innanzitutto esistono diverse forme di rimborsi, con caratteristiche e modalità diverse. Ma, soprattutto ci regole particolare per quanto riguarda le tassazioni e la deducibilità.
A questo proposito può essere utile chiarire che il Fisco permette di ottenere degli sconti in merito alle tasse da pagare, scalando alcuni importi dal reddito, esistono infatti gli oneri: - deducibili: che possono essere sottratti al reddito prima di calcolare la percentuale di imposta da pagare
- detraibili: cioè sottratti direttamente alle imposte
L’azienda, quindi, potrebbe scegliere particolari modalità per rimborsare le spese, in base ai proprii interessi di natura economica.Abbiamo detto che un lavoratore può anticipare delle spese per attività aziendali. Situazioni di questo tipo si verificano quando un soggetto deve svolgere dei compiti all’esterno, cioè al di fuori dell’ufficio o dell’ambiente produttivo.
Le trasferte lavorative possono essere di due tipi:
- nel territorio comunale
- al di fuori del territorio comunale
Per quanto riguarda le trasferte in ambito comunale, le spese concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente, quindi sono tassate in modo ordinario.
L’unica eccezione è rappresentata dai rimborsi per costi di trasporto o viaggio, che devono però essere comprovate da documenti, come ad esempio il biglietto dell’autobus, treno o metropolitana.
Ma, se si tratta di un rimborso per indennità chilometriche per utilizzo di un’auto di proprietà del dipendente, la cifra rientra nel reddito e quindi tassata.
L’azienda invece ha la possibilità di dedurre tutte le spese dal proprio reddito, senza limiti di importo.
I rimborsi relativi a trasferte fatte al di fuori del territorio comunale, non concorrono a formare il reddito del dipendente, quindi non sono tassati, entro determinati limiti giornalieri.
In questo caso l’azienda può scegliere tre modalità diverse per pagare le spese:
- rimborso a piè di lista
- rimborso forfettario
- rimborso misto
Vediamoli nel dettaglio.
Il rimborso a piè di lista
Essendo spese non effettuate nel territorio comunale, non vengono tassate al dipendente, almeno per la parte che non eccede i limiti stabiliti dalla legge.
In ogni caso devono essere tutte documentate e riassunte nella famosa “nota spese”. Tale documento deve essere accuratamente compilato e firmato dal lavoratore.
Le informazioni da inserire sono:
- dati anagrafici
- giorno, mese, e luogo inerenti alla spese effettuata
- natura ed entità della spesa
- note particolari
Ovviamente l’azienda non è tenuta a rimborsare qualsiasi tipo uscita monetaria, ma solamente quelle autorizzate e direttamente collegate all’attività lavorativa. Inoltre, tutto deve essere documentato da scontrini, fatture o ricevute.
Le voci più utilizzate sono:
- vitto e alloggio: per dipendenti o collaboratori per un massimo di 180,76 euro al giorno in Italia e 258,23 euro giornalieri all’estero
- viaggi e trasporti: sono i costi che vengono sostenuti per l’utilizzo dell’auto. Se si tratta di un noleggio la potenza del veicolo non deve essere superiore a 17 Hp o 20 cavalli fiscali in caso di motore diesel
- altre spese: tutti gli altri scontrini o costi documentati come consumazioni al bar, o biglietti per i mezzi pubblici.
Il rimborso forfettario
Il rimborso forfettario è una cifra che il datore di lavoro decide di pagare, indipendentemente dalle spese che verranno sostenute.
In realtà esse sono calcolate al netto dei costi di viaggio e di trasporto, che devono essere sempre documentati dal lavoratore.
Alcune volte rappresenta un vantaggio per il lavoratore in quanto potrebbe guadagnarci qualcosa. Ad esempio se gli vengono concessi 600 euro al mese, e ne spende 400, può tenere nelle proprie tasche la differenza.
In altri casi, però, potrebbe avere dei costi più alti di quanto previsto.
Il minimo giornaliero previsto è di 46,48 euro per trasferte nel nostro Paese, e di 77,47 euro per quelle all’estero. Se vengono superate queste cifre, la parte eccedente diventa un imponibile Irpef.
L’azienda ha invece la possibilità di dedurre tutto senza alcun limite.
Nel caso in cui i costi di vitto o alloggio vengano rimborsati attraverso la nota spese, la cifra forfettaria si riduce di un terzo, quindi 30,98 euro per l’Italia e 51,65 per l’estero.
Se vengono rimborsate entrambe le voci a piè di lista, il limite si riduce a due terzi.
Può essere pagato in contanti?
Dal 1° luglio 2018 è stato decretato l’obbligo di tracciabilità per quanto riguarda il pagamento dello stipendio.
Ma tale obbligo deve essere rispettato anche per il versamento dei rimborsi?
L’ispettorato nazionale del lavoro in una nota ha precisato che tutte le cifre che non rientrano nella retribuzione vera e propria possono essere pagate anche in contanti.
Quindi, oltre ai rimborsi spesa, non hanno l’obbligo di tracciabilità anche i compensi per i tirocinanti e per i lavoratori occasionali autonomi, essendo stato fissato l’obbligo solamente per i contratti di lavoro subordinato. In ogni caso rimane sempre valida la regola generica che impone il tetto massimo di 2.999,99 euro per i pagamenti con i contanti.
Note spese finte
A volte può succedere che le aziende cerchino di risparmiare sui costi inerenti ai propri lavoratori, cercando metodi non ufficiali per potere pagare di meno.
Infatti, sono abbastanza frequenti i casi di stipendio mascherato, cioè quote di retribuzione che nella busta paga vengono indicate con la voce rimborso spese, per potere essere dedotte.
Ad esempio, se il compenso pattuito è di 1500 euro, il datore di lavoro potrebbe proporre di versare 1000 euro come retribuzione vera e propria e fare figurare 500 euro come spese.
Si tratta senza dubbio di una pratica vantaggiosa per l’azienda, ma non conveniente per il lavoratore. Anche se alla fine guadagna in ogni caso la cifra pattuita, sui soldi che non rientrano nella voce stipendio non vengono calcolati i contributi previdenziali e il Tfr.
Bisogna fare molta attenzione quindi a ciò che ci viene proposto, considerando i pro e i contro di ogni alternativa che abbiamo a disposizione. In ogni caso ci dobbiamo ricordare che più è alta la cifra in busta paga, più sono i nostri vantaggi anche in ottica di una futura pensione.
