​Quando si può richiedere l'autentica di firma?

Vediamo, dunque, quali sono i casi per i quali può essere richiesta l'autentica di firma o quando questa è necessaria. L'autentica di firma può essere richiesta:

• ​per alcune dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà. Le dichiarazioni sostitutive sono, in pratica, dichiarazioni che vengono rese dall'interessato sotto la sua responsabilità. In particolare, quando riguardano sostituzione dell'atto di notorietà, devono essere concernenti fatti, stati e qualità personali di cui il dichiarante sia a diretta conoscenza e che riguardino se stessi o altre persone non autocertificabili, da presentare a soggetti come banche, assicurazioni ed altri soggetti privati.
• si può richiedere per le istanze da presentare a privati ma non da presentare ad uffici pubblici o a gestori di pubblico servizio.
• può essere richiesta per deleghe per la riscossione di benefici economici da parte di terzi soggetti come, ad esempi0 (quello più classico forse) per il ritiro della pensione di un'altra persona.

Non possono essere autenticati documenti che non siano scritti in lingua italiana ovvero non si può autenticare una firma apposta in calce ad un documento scritto in lingua straniera; questo perché la lingua ufficiale della Repubblica Italiana è l'italiano appunto. In questi casi, dunque, l'eventuale documento che viene presentato in lingua straniera dovrà sempre essere accompagnato anche da una idonea traduzione che sia fatta a norma di legge.

LEGGI ANCHE

Disconoscimento firma: come si effettua?

Dove si fa l'autentica di firma?

Una volta visto, dunque, quando è possibile richiedere l'autentica di firma, è giusto chiedersi dove si può fare l'autentica di firma. Vediamo, quindi, quali sono i soggetti abilitati all'autenticazione.

• ​il Sindaco, presso l'ufficio Anagrafe di un qualsiasi Comune sul territorio nazionale;
• un funzionario che sia stato incaricato dal Sindaco di un Comune e che sia competente nel ricevere la documentazione presentata;
• un notaio del territorio nazionale;
• un cancelliere presso la cancelleria dei tribunali;
• un segretario comunale di un qualsiasi Comune del territorio nazionale.

Autentica notarile ed amministrativa

Bisogna sapere che esistono due tipi di autentiche di firma: una detta notarile ed una amministrativa. Esistono quindi due tipi di autentiche che cambiano in base al soggetto che le compie: a seconda dunque che sia un notaio o un Sindaco o un cancelliere o un segretario comunale si avrà un'autentica con un nome diverso. Per l'autentica notarile o amministrativa, comunque, va detto che la funzione è la stessa: autenticare che la firma apposta in calce ad un documento (il cui tipo deve essere uno di quelli visti in precedenza) sia autentica dopo averne debitamente verificato l'identità da parte di chi rilascia l'autenticazione. Ma quali sono le differenze che rendono le due autentiche uniche? Vediamo queste differenze nel dettaglio.

LEGGI ANCHE

Passaggio di proprietà: come funziona?

L'autentica amministrativa serve a comprovare l'autenticità solamente della firma mentre le informazioni che sono contenute nei documenti presentati provengono già da altri atti. L'efficacia dell'autentica, dunque, non è estesa anche alle informazioni contenute in questi documenti, ma ha validità per la sola firma apposta sui documenti.

L'autentica notarile, invece, può essere solamente fatta a favore di cittadini italiani ma, al contrario della precedente, serve a provare l'autenticità sia della firma, sia a controllare che il contenuto del documento o dei documenti che vengono presentati rispettino la legge, il buon costume e l'ordine pubblico.

In pratica, dicendola in altri termini, mentre l'autentica amministrativa verifica solamente l'autenticità della firma dei documenti, quella notarile verifica sia la firma che il contenuto, o meglio la provenienza dei documenti presentati per essere autenticati. Questa differenza sottile può avere, ed in effetti ha, un valore molto diverso a seconda del tipo di documentazione che si debba autenticare. Va da sé che mentre l'autentica amministrativa ha un valore minore, quella notarile ha un valore legale che è molto più forte poiché anche la documentazione che è stata presentata è stata verificata: l'origine di questi documenti, dunque, è certa mentre per l'autentica amministrativa è certa solamente la firma apposta in calce in quanto verificata di persona dal pubblico ufficiale attraverso il controllo di un documento d'identità.

LEGGI ANCHE

Firma falsa: quando è reato e quali sono le conseguenze?

Autenticazione di firma: come fare domanda

Vista dunque la differenza fra autentica di firma notarile ed autentica di firma amministrativa, vediamo come far la domanda per autenticare un documento o meglio come fare domanda per l'autentica di una firma apposta in calce ad un documento.

La domanda o la dichiarazione si può presentare direttamente all'interessato o viene inviata per posta o fax o per via telematica allegando una fotocopia non autenticata di un documento d'identità in corso di validità. Se un cittadino è impossibilitato a presentarsi personalmente per gravi motivi di salute, disabilità o altro, può richiedere ad un'altra persona di presentarsi all'ufficio anagrafe del proprio Comune (ovvero nel Comune in cui risiede) per prendere accordi con l'ufficiale dell'ufficio anagrafe incaricato per fare in modo che sia questo a recarsi presso il domicilio della persona impossibilitata a muoversi per autenticare la firma.

LEGGI ANCHE

Autocertificazione: cos’è e come funziona?

Qualora, invece, l'impossibilità di muoversi sia temporanea e non permanente - ad esempio legata ad uno stato di salute temporaneo - allora l'autentica può essere resa dal coniuge o da un figlio maggiorenne o da un altra persona incaricata dall'interessato impossibilitato. Nel caso di un minorenne, la sottoscrizione deve sempre essere effettuata da chi esercita su di esso la potestà o da un tutore.

In caso, invece, di un soggetto interdetto o incapace di intendere, allora la sottoscrizione deve essere effettuata dal tutore. Nel caso di un analfabeta o persona impedita fisicamente, invece, il funzionario pubblico sarà direttamente lui a provvedere all'autentica della firma attestando il reale impedimento da parte della persona e, quindi, senza bisogno di testimoni.

LEGGI ANCHE

Decreto ingiuntivo telematico: come funziona?

L'autenticazione di una firma può essere chiesta in qualsiasi momento negli orari di ufficio e, normalmente, senza necessità di prenotazione. L'autentica della firma viene rilasciata lo stesso giorno in cui viene fatta.

Autentica di firma: quanto costa?

L'autentica di firma è soggetta ad imposta di bollo ed il suo importo varia a seconda dell'uso per cui si richiede questa attestazione. Tuttavia possiamo dire che normalmente può costare circa 0,52€ o poco meno. Il prezzo dell'autentica dunque, è soggetto solamente a quello che prevede la legge come imposta di bollo o di segreteria nel caso in cui l'imposta di bollo - per l'uso richiesto - non sia previsto.

LEGGI ANCHE

Cosa sono le opere dell'ingegno

Covid-19: cosa cambia per l'autentica di firma

Con la pandemia da Covid-19 si è dovuto ricorrere alla modifica di moltissime procedure per rispettare il necessario distanziamento sociale, pertanto come si fa in caso si debba autenticare una firma?

Con la legge n°27 del 24 Aprile 2020, si è provveduto alla conversione del decreto "Cura Italia" (Dl n°18 del 17 Marzo 2020) nel quale era contenuto uno specifico articolo, il n°83, che esplicava le misure urgenti per il contenimento dell'emergenza epidemiologica e degli effetti in materia di giurisprudenza e burocrazia. 

Prendiamo ad esempio il caso in cui si debba attivare una procedura di procura alle liti, in passato era necessario recarsi dal proprio avvocato per la sottoscrizione della stessa. Oggi, e fino al termine della necessità delle misure di distanziamento, sarà possibile apporre in parte, in ambito di procedimenti civili, suddetta sottoscrizione, attraverso l'invio del documento come: un'immagine inviata al proprio difensore (corredato da copia del documento di identità), in questa circostanza l'avvocato apporrà la sua firma in formato digitale sulla copia informatica della procura.

LEGGI ANCHE

Cambiale: cos'è e come funziona?

La trasmissione dei documenti può avvenire attraverso diversi mezzi, ad esempio tramite raccomandata, posta ordinaria, oppure email, PEC o addirittura sistemi come WhatsApp.

Il dubbio sorge nel caso in cui si debba allegare la procura a un atto da notificarsi, in quanto non essendo possibile trasmettere il documento tramite PEC dovrà essere notificato a mezzo posta o UNEP, l'avvocato dovrà altresì attestare che la procura cartacea sia effettivamente conforme a quella informatica sulla quale ha apposto firma digitale, utilizzando un'attestazione di conformità prevista proprio per certificare la conformità.

L'unico caso in cui l'avvocato potrà utilizzare questa procedura è quello in cui serve autenticare le sottoscrizioni apposte sotto a una procura e non per quelle inviate per scansione dalla parte.

FONTI GIURIDICHE

• D.P.R. n. 445 del 28/12/2000
• Articolo 1, legge n. 482 del 15/12/1999
• Articolo 2703 del codice civile
• Legge n°27 del 24 Aprile 2020